Audyt wewnętrzny jest punktem obowiązkowym w każdej organizacji, która wdrożyła system zarządzania, czy to jakościowy, środowiskowy czy też bezpieczeństwa i higieny pracy, itp. Aby móc jednak przeprowadzić audyt musi zostać opracowany program audytów wewnętrznych.

Audyty muszą zostać zaplanowane.

Nie wystarczy określić, że audyty będą się odbywać raz w roku w każdym obszarze/dziale firmy; mianować Pana X do ich przeprowadzenia i odbyć z nim rozmowę by zebrać spostrzeżenia. TAK TO SIĘ NIE MOŻE ODBYWAĆ!!

Pełnomocnik Systemu Zarządzania jest odpowiedzialny za zaplanowanie audytów, w określonych odstępach czasu i przedstawienie tego planu najwyższemu kierownictwu, celem zatwierdzenia. 

Poniżej główne zasady, o których należy pamiętać przygotowując program audytów wewnętrznych:

1. Należy wziąć pod uwagę ważność i status obszarów, które będą poddane audytowi.

Znaczy to tyle, że jeśli firma ma status przedsiębiorstwa produkcyjnego to dział produkcji czy też proces produkcji będzie bardziej istotny z punktu widzenia jej działalności, niż np. dział marketingu czy proces promocji, stąd należy odpowiednio zaplanować czas i niezbędne środki.

2. Nie należy pominąć wyników poprzednich audytów. 

Wyniki poprzednich audytów, zawsze powinny być danymi wejściowymi do planowania kolejnych. Biorąc pod uwagę przedsiębiorstwo produkcyjne, procesy związane z produkcją są bardzo ważne i powinny być odpowiednio zweryfikowane, jednak gdy na podstawie wcześniejszych audytów stwierdzono, że procesy te realizowane są skutecznie to wówczas uwaga audytorów powinna być przekierowana na procesy, które już tak skuteczne nie były. 

Ponad to ważne są również:

  • struktura procesów i systemu zarządzania;
  • struktura organizacyjna przedsiębiorstwa;
  • wymagania klientów;
  • dostępne zasoby, itd.

Należy pamiętać o powyższych zasadach, gdyż tylko stosując się do nich najwyższe kierownictwo możne uzyskać wartościowe informacje, które pozwolą mu na podejmowanie decyzji dot. zgodności systemu zarządzania z ustaleniami oraz jego skuteczności wdrożenia i utrzymania, a taki jest CEL AUDYTÓW

Kolejnym etapem jest już sam program audytów wewnętrznych. Tutaj kolejnej zasady, o których należy pamiętać.

Program audytów wewnętrznych, powinien zawierać:

  • Kryteria audytu, czyli zestaw dokumentów wg których audyt będzie przeprowadzany (polityki, procedury i inne wymagania);
  • Zakres audytu, czyli obszary/procesy/jednostki, itp. które będą audytowane;
  • Częstość audytu – częstotliwość z jaką przeprowadza się audyty;
  • Metody audytu – forma w jakiej odbędzie się audyt, czyli np. obserwacja, wywiad itp.

Przykład programu możecie znaleźć w linku poniżej:

Program audytów – przykład – QManagement.eu

Pamiętajcie jednak, że jest to tylko wersja poglądowa i do niczego nie zobowiązuje. 

Bardzo ważnym punktem jest oddelegowanie odpowiednich audytorów do przeprowadzenia audytów wewnętrznych. Informacja ta nie musi być widoczna w programie audytów wewnętrznych jednak ja zalecam by ją tam umieścić i taką też informacje zawiera przedstawiony przeze mnie formularz.

Pamiętajcie o zasadzie bezstronności audytorów i wybierajcie ich tak by byli niezależni od obszaru, który audytują. Jednym słowem audytor nie może weryfikować swojej własnej pracy. Oczywiście czasami, kiedy organizacja jest bardzo mała i jest 1 lub 2 audytorów o bezstronności ciężko mówić, jednak zawsze należy o tym pamiętać i w miarę możliwości stosować np. poprzez zawarcie porozumienia z innymi zaprzyjaźnionymi firmami i wymianę audytorów, skorzystanie z usług firmy zewnętrznej itp.. Kiedy jednak audytorów jest więcej, możemy sobie pozwolić na specjalizację w obrębie samej grupy audytorskiej i oddelegowywać ich do tych obszarów, gdzie mają większą wiedzę. Zalecam jednak, by co jakiś czas zmieniać te trendy, by nie doszło do rutyny i przeoczeń.

Zachęcam do angażowania audytorów wewnętrznych w proces tworzenia programu, ich wiedza może Wam dużo pomóc i urealnić sam program.

Program audytów wewnętrznych nie jest dokumentem tajnym i po zatwierdzeniu przez najwyższe kierownictwo powinien zostać udostępniony pracownikom. Forma zależy już do Was, jednak powinna być spójna z innymi zasadami określonymi w procedurach nadzoru nad dokumentami i zapisami. 

Plan audytów wewnętrznych

Jeśli zajrzeliście do załączonego przeze mnie programu lub macie doświadczenie w tworzeniu programów to zgodzicie się, że jest on dość ogólnym zapisem, stąd często tworzy się bardziej szczegółowe – PLANY, gdzie umieszcza się dokładny plan godzinowy, dniowy, podział obowiązków między audytorami, itp. Oczywiście nie jest to konieczne, jednak w średnich i dużych firmach bardzo wygodne zarówno z perspektywy audytowanego jak i audytującego.

Przykład, poglądowy, przykład planu znajdziecie w linku poniżej:

Plan audytu wewnętrznego – przykład – QManagement.eu

Plan nie musi być nadzorowany, można go przygotować na formatce, której używacie do komunikacji wewnętrznej w firmie, czy też po prostu w excelu czy wordzie. Plan może być też stworzony przez audytora wiodącego.

Zmiana programu audytów wewnętrznych

Program audytów wewnętrznych może ulec zmianie, pamiętajcie o tym. Jest to taki sam dokument jak każdy inny i jeśli istnieje ku temu powód, może zostać zmieniony.

Zmiany mogą być podyktowane m.in.:

  • Zmianami struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa;
  • Zmianami procesów;
  • Wprowadzeniem nowych produktów/wyrobów;
  • Zgłoszeniem licznych uwag czy reklamacji od klientów;
  • a nawet, decyzją zarządu.

Wszelkie zmiany należy zatwierdzić z najwyższym kierownictwem i poinformować zainteresowanych – tak jak podczas tworzenia programu.

MITProgram audytów wewnętrznych nie musi być tworzony raz w roku, jak to się ogólnie przyjęło. Norma mówi o „ustalonych odstępach czasu”, możecie więc ustalić inne zasady, PAMIĘTAJCIE jednak, żeby nie stracić z oczu celu audytu.