Ocena dostawców wg normy ISO 9001 jest obowiązkiem każdej organizacji postępującej zgodnie z wymaganiami niniejszej normy. Wymaganie należy zastosować zarówno do obowiązujących jak i do nowych dostawców, z którymi organizacja zamierza współpracować. 

Punkt 7.4.1 ISO9001:2008Organizacja powinna dokonywać oceny i wyboru dostawców na podstawie ich zdolności do dostarczania wyboru zgodnego z wymaganiami organizacji. Należy ustanowić kryteria wyboru, oceny i ponownej oceny. Należy utrzymywać zapisy wyników ocen i wszelkich niezbędnych działań wynikających z oceny.

 Analizując poszczególne zdania powyższego zapisu normy, można jednoznacznie stwierdzić, że ocena jest wymagana, jednak w jaki sposób należy ją wykonać by spełnić kompleksowo ciążący obowiązek?

Ocena dostawców – I analiza

Przystępując do oceny najpierw należy zadać sobie pytanie, jakich dostawców będziemy oceniać. Niejednokrotnie bowiem organizacja współpracuje z kilkudziesięcioma lub nawet więcej dostawcami i wykonanie oceny ich wszystkich wymagało by zatrudnienia dodatkowej osoby. Jeśli organizację na to stać to super, ale czy to stanowi wartość dodaną dla organizacji? Nie sądzę, stąd tak ważne zdefiniowanie typu dostawców, którzy zostaną poddani ocenie. 

W organizacji występują dostawcy produktów (części, podzespoły, materiały, itp.) i usług (transport, sprzątanie, montaż, itd.). Każdy z nich odgrywa określoną rolę, jednak przede wszystkim Ci z nich, którzy wpływają na jakość produktu powinni być poddani analizie. Możemy, wiec zdecydować, że interesują nas tylko firmy, które wpływają na realizację procesu głównego w organizacji, pomijamy więc dostawców usług pomocniczych jak sprzątanie, czy produktów z asortymentu biurowego. Jeśli firm nadal jest bardzo dużo, to możemy wprowadzić kryteria pomocnicze, np. wartość obrotów, ilość reklamacji, ilość realizowanych zamówień czy dostaw, itp. 

Skupcie się na dostawcach, którzy współtworzą jakość Waszych produktów i wybierzcie tych, którzy wpływają na nią w stopniu największym. Zdefiniujcie czasookres w jakim dostawcy będą oceniani, [rok, kwartał, miesiąc].

Ocena dostawców – II ocena

Gdy już wiecie jakich dostawców poddacie ocenie, należy teraz zadać sobie pytanie pod jakim kątem będziecie ich oceniać. Najczęściej stosowane są pytania zamknięte z odpowiedziami w skali 1-3 czy 1-5. W ten sposób unika się subiektywizmu w ocenie między kilkoma oceniającymi i tym samym wynik oceny jest bardziej wiarygodny. Kryteria oceny należy jednoznacznie wyjaśnić, czyli co oznacza 1 a co oznacza np. 5.

Pytania możecie podzielić na kategorie, np. dostępna technologia, obsługa, terminowość dostaw, jakość, cena, stosunek do BHP czy środowiska, itd. wszystko w zależności od rodzaju branży i wybranych dostawców. 

Jeśli oceniacie dostawców produktów i usług to pamiętajcie, aby do każdego z nich dostosować odpowiednie pytania. Nie możecie bowiem oceniać dostawcy usług pod względem dostępnej technologii, możecie natomiast ocenić go np. pod względem jego stosunku do kwestii bezpieczeństwa. 

Ocena dostawców – III zatwierdzenie dostawcy

Po zakończonej rzetelnej ocenie, otrzymacie wynik. I co ten wynik może oznaczać? Dla jednego np. 5 punktów będzie bardzo mało a dla innego bardzo dużo, stąd musicie zdefiniować skalę dostępnych ocen wraz z wyjaśnieniem znaczenia. W ten sposób możecie podzielić dostawców np. na zaakceptowanych do współpracy (największa ilość punktów), warunkowo zaakceptowanych do współpracy (wartości średnie) odrzuconych (bardzo niska wartość oceny). 

Zaklasyfikowanie dostawcy do zakresu „zaakceptowany warunkowo” nie kończy procesu oceny. Dostawca ten bowiem dalej dostarcza swoje produkty/świadczy usługi dla organizacji wpływając na jakość produktów ostatecznych, stąd naelży zapewnić aby jakość jego wyrobów/usług była dostatecznie dobra. Ocena w pułapie średnim i niskim powinna nakładać dodatkowe działania wobec dostawcy, np. częstsza kontrola jakości dostarczanych wyrobów, kontrola większej ilości sztuk, dostarczanie raportów pomiarowych razem z wyrobem, wyznaczenie nadzorcy na czas realizacji usługi, itp. 

Wyniki oceny należy przechowywać i przeglądać.

Każda ocena musi zakończyć się zaklasyfikowaniem dostawcy do określonej grupy. Przynależność natomiast powinna pociągać za sobą dalsze działania, ograniczające ew. negatywne skutki płynące z dalszej współpracy.

Ocena dostawców – nowy dostawca

Ocena nie dotyczy tylko dostawców, z którymi organizacja współpracuje. Oceną powinni być objęci również nowi dostawcy i w stosunku do nich również należy zdefiniować te same punkty co powyżej opisane, czyli typ dostawcy, sposób oceny i kryteria zatwierdzenia. 

Firmy różnie podchodzą do ocen nowych i dotychczasowych dostawców. Stosowane są 2 osobne formularze lub adoptowany jeden. Zawsze jednak system ocen jest inny. Pamiętajcie bowiem, że nowy dostawca zawsze będzie potencjalnie bardziej „awaryjny” niż dotychczasowy, już sprawdzony, stąd decyzja o jego zatwierdzeniu powinna być poparta odpowiednią oceną uzyskaną podczas weryfikacji. Ocena niesatysfakcjonująca powinna natomiast pociągnąć za sobą działania, które pozwolą organizacji na odpowiednio szybką reakcję.

Przykład: Zdefiniowaliście, że będziecie oceniać tylko dostawców materiałów produkcyjnych, w okresie rocznym. Przygotowaliście stosowną formatkę oceny. Jeden z Waszych dostawców otrzymał ocenę 7 z 10 możliwych a drugi 4. Wasz system zatwierdzania dostawcy wskazuje, iż dostawca z oceną miedzy 7-10 zostaje zaakceptowany i jego dostawy są zatwierdzane bez kontroli wejściowej. Dostawca z oceną 4-6 jest zaakceptowany warunkowo i co druga dostawa musi być wypadkowo sprawdzona. Dostawca z oceną 3 i niżej nie powinien być używany, a jeśli jest to każda jego dostawa musi zostać sprawdzona. Zdefiniowaliście, więc jasne zasady oceny i zatwierdzenia dostawcy. Ponowna ocena powinna być wykonana w następnym roku a zapisy z oceny przechowywane w organizacji.

Gdyby organizacja chciała rozpocząć współpracę z nowym dostawcą materiałów produkcyjnych, musiałaby go poddać ocenie. Załóżmy, że ocena odbywa się przy użyciu tego samego formularza co ocena dotychczasowych dostawców, z zaznaczeniem tylko części pytań, mających zastosowanie do nowych kooperantów (nie jesteście bowiem na początku w stanie stwierdzić np. poziomu jakości usług). Maksymalna ocena do uzyskania to 8, stąd inny system zatwierdzenia, gdzie 5-8 dostawca zatwierdzony, poniżej 4, nie należy rozpoczynać współpracy. Nasz nowy dostawca, otrzymał notę 6, czyli został zatwierdzony do dalszej współpracy. Mimo tego jednak, że dostawca został zatwierdzony to można zdefiniować, że jego ocena, jako nowego kooperanta powinna być powtórzona w okresie półrocznym, w ten sposób zabezpieczamy organizację przed ew. późniejszymi problemami płynącymi ze współpracy.

Przykłady można mnożyć, jednak sam system oceny i doboru kryteriów, zależy w dużej mierze od warunków w jakich funkcjonuje każda organizacja. Jeśli, więc borykacie się z problemami z dostawcami, to nie obawiajcie się oceniać ich pod względem konfliktowych punktów oraz tworzyć, nawet bardzo dokładnych, programów dalszych działań dla dostawców, którzy nie spełnią Waszych oczekiwań.