Kontekst organizacji jest wymaganiem nowej wersji normy ISO 9001 z 2015 roku. Jak wiecie, we wrześniu została opublikowana rewizja normy ISO 9001, gdzie zawarto szereg nowych, a także zweryfikowanych wymagań. Jednym z nich jest kontekst organizacji – punkt 4 wspomnianej normy.

Punkt 4. Kontekst organizacji

Punkt 4 nowej wersji normy ISO 9001 został całkowicie przeorganizowany, pojawiły się w nim nowe podpunkty:

  • 4.1 Zrozumienie organizacji i jej kontekstu;
  • 4.2 Zrozumienie potrzeb i oczekiwań stron zainteresowanych;
  • 4.3 Określenie zakresu systemu zarządzania jakością;
  • 4.4 System zarządzania jakością i jego procesy.

Jak to się ma do poprzedniej wersji normy? Porównanie znajdziecie w poniższej tabeli.

ISO 9001 : 2015 ISO 9001:2008
4. Kontekst organizacji Nowe wymaganie – brak w tej wersji
4.1 Zrozumienie organizacji i jej kontekstu. Nowe wymaganie – brak w tej wersji
4.2 Zrozumienie potrzeb i oczekiwań stron zainteresowanych Nowe wymaganie – brak w tej wersji
4.3 Określenie zakresu systemu zarządzania jakością 4.1 Ogólne wymagania
4.4 System zarządzania jakością i jego procesy 4.1 Ogólne wymagania

Jaka jest natomiast treść tego wymagania i jak należy go rozumieć?

Kontekst organizacji – wymagania

W tym wpisie skupię się na wymaganiach zawartych w punkcie 4.1 czyli dotyczących samego kontekstu. Postaram się też pokazać i wyjaśnić moją wersję rozumienia i analizy tego punktu.

Norma wskazuje, że organizacja powinna określić zewnętrzne i wewnętrzne kwestie, które są odpowiednie do jej celu i kierunku strategicznego oraz wpływają na jej zdolność do osiągnięcia zamierzonych wyników systemu zarządzania jakością. 

Dodatkowo Zewnętrzne oraz wewnętrzne kwestie powinny być przez organizację monitorowane i przeglądane.

Należy zwrócić uwagę, że nie ma w normie wzmianki aby kwestie te były dostępne na piśmie, jednak czy bez wersji pisemnej uda się te kwestie przedstawić i wyjaśnić oraz zachować jednomyślność w ich wskazaniu? Osobiście zachęcam do udokumentowania przygotowanej analizy.

Norma podpowiada również co może być rozumiane jako kwestia zewnętrzna,  a co jako kwestia wewnętrzna, w punktach określonych jako „UWAGA”

  1. Kwestie zewnętrzne mogą dotyczyć spraw: prawnych, ekonomicznych, kulturalnych, socjalnych, technologicznych, środowiskowych itd.
  2. Kwestie wewnętrzne mogą dotyczyć: wartości, wyników, wiedzy, wydajności, itd.

Norma niby wyraźnie wskazuje jakie są oczekiwania, nie powinno być więc problemu w ich zrealizowaniu. Z uwagi jednak na zupełną nowość tego punktu, rodzą się pytania o narzędzie jakiego należałoby użyć oraz o stopień szczegółowości tej analizy. 

Kontekst organizacji – spełnienie wymagań

Do analizy można wykorzystać takie narzędzia jak:

  • analiza P.E.S.T – Political, Economic, Social, Technological
  • analiza P.E.S.T.L.E (E) – P.E.S.T + Legal + Environmental + (Ethical)
  • analiza SWOT – Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats

Analiza SWOT wydaje się najprostszym narzędziem i najbardziej wszechstronnym, szczególnie, że wielu z nas miało z nią do czynienia na studiach. Jednak ja zachęcam do połączenia analizy SWOT z P.E.S.T.L.E, gdyż wówczas bazując na tabeli SWOT i biorąc pod uwagę punkty analizy P.E.S.T.L.E istnieje duże prawdopodobieństwo, że analiza będzie dużo bardziej kompleksowa i rzetelna. 

Przykładową analizę znajdziecie poniżej:

Kontekst organizacji

Połączona analiza ma jeszcze jedną zaletę, mianowicie ułatwi późniejszą analizę ryzyk i możliwości, która w nowej wersji normy ISO 9001, jest bardzo silnie umiejscowiona i stanowi kolejne nowe wymaganie systemowe.

Jeśli chodzi natomiast o szczegółowość, to pamiętajcie, że punkt odnosi się do celów i strategi organizacji, więc analiza powinna skupiać się na tych właśnie aspektach. 

Punkt dotyczący kontekstu jest nowy, jednak narzuca się stwierdzenie, że aż dziw, że dopiero w tej wersji normy został określony, gdyż bez zrozumienia własnego biznesu i jego otoczenia, ciężko jest zarządzać i przeciwdziałać niekorzystnym efektom wpływającym na organizację.

Przydatne linki: