Po dość długiej przerwie poświęconej na dostosowaniu firmy do nowych wymagań normy ISO 9001:2015 i  jej skuteczną certyfikację, wracam z tematem poświęconym kompetencjom pracowników. W niejednym moim wpisie zaznaczałam, że zasoby ludzkie są najważniejszym zasobem w firmie i należy o nie szczególnie dbać. 

Kompetencje pracowników – definicja 

Kompetencje pracowników to kluczowy aspekt zarządzania, o którym nie wolno zapominać, gdyż w bardzo konkretnym stopniu wpływają one na sukces firmy, jak i wdrożonego systemu zarządzania.

Zanim jednak zaczniemy, warto wyjaśnić znaczenie słowa „Kompetencje

Kompetencje to połączenie 3 elementów: wiedzy, umiejętności i doświadczenia.

Na czym polega różnica między nową i starą normą i dlaczego warto się nad tym punktem pochylić? 

Kompetencje pracowników wg normy ISO 9001:2008

Wymagania dotyczące kompetencji pracowników są zawarte w punkcie 6.2.2 normy ISO 9001 z 2008 roku. Punkt ten brzmi: „Kompetencje, szkolenie i świadomość” i możemy w nim przeczytać, że organizacja powinna określić niezbędne kompetencje personelu wykonującego prace mające wpływ na zgodność z wymaganiami dotyczącymi wyrobu, następnie zapewnić szkolenia lub inne działania aby te kompetencje uzupełnić/osiągnąć oraz ocenić skuteczność tych działań. 

W tym samym punkcie znajdują się też podpunkty poświęcone budowaniu świadomości pracowników i utrzymywaniu zapisów dotyczących wykształcenia, szkolenia, umiejętności i doświadczenia. 

Analizując zapisy wspomnianego wyżej punktu można wysnuć opinię, że kompetencje należy tylko określić dla tych pracowników, którzy mają fizycznie wpływ na zgodność wyrobu. Ograniczono więc ten wymóg do procesów głównych, pomijając procesy pokrewne. A co z resztą pracowników, czy ich kompetencje nie są istotne i czy mogą być pominięte? Otóż nie i nowsze wydanie normy już ten zapis sprostowało i nadało mu odpowiednią rangę, dedykując cały punkt 7.2 kompetencją pracowników.

Kompetencje pracowników wg normy ISO 9001: 2015

Wymagania najnowszej wersji normy ISO9001, w punkcie 7.2 brzmią następująco:

„Organizacja powinna:

  • określić niezbędne kompetencje osoby (osób) wykonującej(-ych) pod jej nadzorem prace mające wpływ na efekty działalności i skuteczność systemu zarządzania jakością;
  • zapewnić aby te osoby były kompetentne dzięki odpowiedniemu wykształceniu, szkoleniu lub doświadczeniu;
  • tam gdzie ma to zastosowanie, podjąć działania w celu uzyskania niezbędnych kompetencji i ocenić skuteczność podjętych działań;
  • przechowywać odpowiednie informacje jako dowód kompetencji.”

Czyż nie wygląda i nie brzmi to o wiele lepiej, czyż zapis ten nie jest o wiele bardziej czytelny? Pod warunkiem oczywiście, że rozumiecie jego znaczenie i umiecie go odnieść do rzeczywistości. Pozwólcie, że przedstawię Wam swój punkt widzenia i jak mi się wydaje, prawidłowe podejście do skutecznego zarządzania kompetencjami pracowników.

Analiza praktyczna

Wymagania starszej wersji normy z 2008 roku, gdzie znalazło się słowo „szkolenia” powodowały, że firmy skupiały się głównie na ich organizowaniu, zapominając że warunkiem szkolenia są braki w kompetencjach. Mogliśmy, więc znaleźć plan szkoleń, analizę firm szkoleniowych jednak rzadko plany i mapy kompetencji. Zastanówcie się jak to wygląda w Waszych firmach, czy podstawą do tworzenia planu szkoleń są mapy kompetencji, czy po prostu bliżej nie zdefiniowana subiektywna „potrzeba”?

Jeśli góruje „potrzeba” to tym gorzej wygląda spełnienie warunku dotyczącego oceny skuteczności podjętych działań. Co tu bowiem oceniać, skoro to nie braki kompetencji a „potrzeba” były motorem do organizacji szkolenia. Pozostaje więc ocena samego szkolenia a nie jego skuteczności, fatalne…niestety powszechne.

Organizowanie szkoleń bez zidentyfikowania braków kompetencyjnych nie rozwija firmy a działania te nie mogą być ocenione pod kątem ich skuteczności.

Jak słusznie zauważycie w nowszym wydaniu normy, nie ma już słowa „szkolenie”, głównie by nie wypaczać rozumienia tego punktu. Według mnie powinno to wyglądać następująco:

  1. Organizacja określa poziom kompetencji docelowych, oczekiwanych na poszczególnych stanowiskach;
  2. Organizacja bada (mapuje) faktyczny poziom kompetencji swoich pracowników, wszystkich tych którzy maja wpływ na efekty jej działalności i systemu zarządzania, czyli WSZYSTKICH;
  3. Na podstawie uzyskanych efektów określa BRAKI, w wyniku których może:
    • wysłać pracownika na szkolenie;
    • przesunąć pracowników między działami;
    • poszukać nowych pracowników, itp.

Warto pamiętać, że nie tylko szkolenie jest działaniem, które warto wykorzystać by uzyskać oczekiwany poziom kompetencji

4. Dopiero teraz można przystąpić to tworzenia planów szkoleniowych, planów rekrutacji czy przesunięć. Może się bowiem okazać, że łatwiej jest znaleźć pracownika na jednym stanowisku niż na innym a kompetencje, których nam obecnie brakuje są dostępne u pracownika zatrudnionego w innym dziale. 

5. Ocena skuteczności jest już tylko formalnością, gdyż sprawdzamy jedynie czy podjęte działanie skutkuje uzyskaniem wymaganych kompetencji. Jeśli wybraliśmy szkolenie jako drogę do celu, to powinniśmy ocenić (po pewnym okresie) czy w jego wyniku, pracownik nabył wymaganą wiedzę i umiejętności, a tym samym kompetencje. 

Ocena skuteczności jest wymagana przez normę i ma swoje logiczne wytłumaczenie, jednak to od indywidualnej decyzji każdej firmy zależy jak będzie wyglądał ten proces, w jakim okresie będzie przeprowadzany i co będzie sprawdzane. Warto to dobrze przemyśleć aby nie stworzyć dodatkowej, nikomu nieprzydatnej administracji.

6.  Jeśli, w wyniku oceny, wynik okaże się negatywny, czyli pracownik nie nabył wymaganych kompetencji to trzeba się zastanowić nad działaniami uzupełniającymi. Ten etap z mojego doświadczenia jest bardzo rzadko stosowany a co gorsze, rzadko nawet brany pod uwagę,a przecież cel jest jeden – UZUPEŁNIĆ BRAKI. 

7. Na samym końcu trzeba utrzymywać zapisy potwierdzające zdobyte kompetencje, czyli świadectwa, certyfikaty, testy oraz ocenę skuteczności przeprowadzoną przez firmę, gdyż ona też zaświadcza o zdobytych kompetencjach. 

Tak naprawdę punkty od 1 do 4 można zawrzeć w jednym dokumencie, uzupełniając go ankietą badającą skuteczność podjętych działań. 

Niby wszystko takie oczywiste i logiczne a jednak rzeczywistość wielu firm wygląda zupełnie inaczej. Ciekawi mnie jak wygląda ona u Was i jakie Wy macie w tym zakresie doświadczenie? Czekam na Wasze komentarze.

Zainteresowanych tematem odsyłam jeszcze do kilku linków, które wydają się interesujące: