Początek roku jest okresem kiedy szczególnie dużo się słyszy o audytach, o tym że są planowane, że ma ktoś przyjechać i przeprowadzić audyt. To „tajemnicze” słowo wprowadza wiele osób w zakłopotanie, a nawet stres. Krążą plotki o surowych audytorach, o karach, konsekwencjach itd.

I jak to bywa w plotkach, nie zawsze są prawdziwe. Niestety nie mogę Wam powiedzieć, że nie ma w nich krztyny prawdy, choć bardzo bym chciała. 

Zacznijmy jednak od odpowiedzi na pytanie pochodne. 

Mówi się „audyt” czy „audit”? Która wersja jest poprawna?

Otóż, moi drodzy, obie są poprawne, choć jedynie „Audyt” jest poprawny gramatycznie . Słowo „audit” wywodzi się z normy ISO 9000 i jej angielskiego tłumaczenia. Co niektórzy oskarżają normę o błąd w tłumaczeniu, jednak nie zmienia to faktu, że słowo „audit” jest tam przywoływane i stosowane.

To co musicie zapamiętać to fakt, iż obie wersje są prawidłowe i możliwe do zastosowania, szczególnie z punktu widzenia systemów zarządzania, do których odnosi się ten wpis.

A zatem co to jest audyt? 

Audyt ma określić czy system zarządzania obowiązujący w firmie, jest zgodny z tym co:

  • wymaga norma;
  • wymaga klient;
  • wymaga prawo;
  • wymaga sama organizacja.

i działa poprawnie, czyli pozwala osiągnąć firmie jej cele.

To tak jak z diagnozą samochodu. Kiedy nie działa poprawnie i pojawiają się lampki ostrzegawcze na desce rozdzielczej, jedziemy do serwisu, sprawdzić czy problem jest poważny czy aby nie wystarczy niewielka naprawa. Diagnosta podłącza samochód do komputera i po kolei weryfikuje poszczególne podzespoły by sprawdzić ich działanie. Jeśli coś jest wadliwe sugeruje wymianę, regenerację lub naprawę. Naszym celem w tym przypadku, jest sprawny samochód. Tak samo jest z audytem, jeśli zamiast diagnosty umieścicie audytora, zamiast komputera, wywiad, a zamiast podzespołów, procesy uzyskacie definicję audytu, którego celem, mówiąc wprost, jest sprawnie działająca organizacja. 

Serwis samochodowy  Organizacja

Diagnoza Audyt

Diagnosta  Audytor

Podzespoły  Procesy

Komputer  Wywiad

Możemy wyróżnić 3 rodzaje audytów (w odniesieniu do systemów zarządzania):

  • Audyt wewnętrzny tzw. audyt I strony
    • Przeprowadzany jest w większości przez kompetentnych i przeszkolonych pracowników firmy, choć może być zlecony zewnętrznej firmie
  • Audyt klienta tzw. audyt II strony
    • Przeprowadzany przez klienta firmy
  • Audyt certyfikacyjny tzw. audyt III strony
    • Przeprowadzany przez jednostki certyfikacyjne, które na podstawie wyniku audytu wydają, bądź też nie, stosowne certyfikaty  

Każda firma czy instytucja, która posiada system zarządzania jakością jest zobowiązana wykonywać audyty wewnętrzne. Nie jest to specjalne życzenie kierownictwa czy forma utrudnienia „komuś” życia, JEST TO PUNKT OBOWIĄZKOWY NORMY ISO 9001:2008, tak jak i jej najnowszej wersji z 2015 roku.

Dla tych, który obawiają się audytu, spieszę z informacją, że audyt to nie kontrola!!

Audyt nie skupia się na poszukiwaniu błędów czy nieprawidłowości działania organizacji, skupia się na pozyskiwaniu dowodów tego, że funkcjonuje ona prawidłowo.

Inne ważne cechy audytu to:

1Audyt skupia się na ocenie funkcjonowania systemu jako całości, nie skupia się na ocenie ludzi, w związku z tym nie wytyka błędów personalnie i nikogo nie oskarża.

Jeśli pojawiają się nieprawidłowości, będą opisane w sposób ogólny, np. proces realizacji zamówień nie został zakomunikowany w dziale, pracownicy nie znają aktualnej wersji procesu, itp.

Nie działa to jednak w sytuacji, gdy pracownik świadomie działa na szkodę firmy czy wprowadza audytora w błąd. Audyt stwierdzi problem w procesie,jednak przełożony może wyciągnąć konsekwencje personalne.

2Audyt przeprowadza się w sposób „próbkowy”. Innymi słowy audytor nie weryfikuje całej dokumentacji firmy i jej zapisów, a jedynie jej wybraną część. To jaki zakres będzie sprawdzony, zależy już od samego audytora, i czasu jakim dysponuje.

Ponieważ audyt nie sprawdza całej dokumentacji istnieje prawdopodobieństwo, że zostaną przeoczone pewne nieprawidłowości. Jednak jest to dopuszczalne, gdyż audyt ocenia zdolność systemu na dzień audytu i w oparciu o zebrane dowody, stąd punkt 3.

Audyt nie stwierdzi czy system zarządzanie jest dobry czy zły                                    

3 Audyt musi być powtarzany,jednak to jak często zależy od samem organizacji i struktury jej procesów. Jednym słowem tam gdzie ryzyko błędów jest większe, tam audyty będą częstsze. 

4 Audyt ma służyć jako środek do doskonalenia procesów wewnątrz organizacji, która by zachować konkurencyjną pozycję musi się rozwijać i doskonalić oraz unikać błędów i kosztownych reklamacji. 

5 Wynikiem audytu jest raport, przygotowany w formie bezosobowej, ze wskazaniem punktów do poprawy jak i punktów które uzyskały pozytywną ocenę 

Raport z audytu zawiera zarówno dobre punkty jak i te które wymagają poprawy. Nie może narzucać rozwiązania, gdyż jest to decyzja każdej organizacji, może jednak zasugerować właściwe podejście

Podstawowym narzędziem wykorzystywanym podczas audytu jest WYWIAD z pracownikami i kierownictwem. Nie należy się go bać, bo celem audytora nie jest zastraszenie pytanego, a jedynie poznanie prawdy i faktycznej sytuacji panującej w firmie. Wystarczy konkretnie odpowiadać na zadawane pytania. Stres nie jest nam do niczego potrzebny, gdyż wówczas łatwo o czymś zapomnieć czy przeinaczyć.

Nie bójcie się zadawać pytań audytorowi, by wyjaśnił lub inaczej zadał swoje pytanie. Nie będzie na Was krzyczał czy wyśmiewał, im lepiej bowiem zrozumiecie pytanie, tym właściwszej odpowiedzi udzielicie, a na tym najbardziej mu zależy.

Gdybyście się jednak pogubili, dobry audytor sam będzie się starał naprowadzić Was na prawidłową odpowiedź.

Jakie przykładowe pytania może Wam zadać audytor?

  1. Na czym polega Wasza praca?
  2. Jaka jest Wasza odpowiedzialność i jakie posiadacie uprawnienia?
  3. Jakie macie cele i jak są mierzone?
  4. Czy znacie treść polityki jakości i czy została Wam ona zakomunikowana?
  5. Czy wypełniacie jakieś dokumenty, jeśli tak to kiedy i jakie?
  6. Czy zgłaszacie problemy, komu, kiedy?

Wszystko to zależy od bieżącej sytuacji i potrzeb, jednak zawsze mówcie prawdę. Kłamstwo ma krótkie nogi i może zostać wykryte w dalszej części audytu np. w sąsiednim dziale. Nie ma tu nic dziwnego, procesy i współpraca miedzy działami są ściśle połączone, a audyt ocenia te połączenia i ich wzajemne funkcjonowanie. Im lepsze tym wyższa ocena całego systemu.

PODSUMOWUJĄC

Audytu nie należy utożsamiać z:

  • Kontrolą
  • Karą
  • Personalnym atakiem
  • Problemem

Audyt należy postrzegać jako:

  • Okazję do usprawnień i uczenia się;
  • Ocenę funkcjonowania systemu
  • Zapobieganie wystąpieniu błędów
  • Okazję do wyeliminowania błędów

Wszystko pięknie, tyle tylko że rzeczywistość nie zawsze jest taka kolorowa i zdarzają się niekompetentni i nieprofesjonalni audytorzy, jak również nie rozumiejący idei audytu, kierownicy czy dyrektorzy firm.

Dyrektorów czy kierowników trzeba edukować, jednak bez współpracy z ich strony nie będzie to łatwe, stąd faktycznie temat może być trudny. Niejednokrotnie uczestnicząc w audytach, słyszałam historie od audytorów, że osoby odpowiedzialne za system, prosiły ich o zatajenie swoich spostrzeżeń i wydanie pozytywnej opinii  w obawie, że stracą pracę. 

Co do audytorów, sytuacja jest znacznie lepsza.

Jeśli jest to audyt wewnętrzny prowadzony przez pracowników firmy, to na bieżąco zgłaszajcie swoje uwagi. Znacie już zasady audytu, wiec będzie Wam prościej. 🙂 

Jeśli jest to audyt prowadzony przez firmę zewnętrzną to pamiętajcie, że są to osoby wynajęte i świadczące dla Was usługę, za którą płacicie. Macie, więc prawo oczekiwać rzetelnej oceny opartej na faktach a nie na domysłach czy osobistych preferencjach. Nie oczekujcie jednak cudów, jeśli błędy zostaną prawidłowo wykryte, to przyjmijcie je i zastosujcie działania naprawcze.

CZEGO NIE NALEŻY, PRZEDE WSZYSTKIM, ROBIĆ PODCZAS AUDYTU:

  • spóźniać się;
  • lekceważyć audytora oraz się z nim kłócić;
  • zatajać dokumentów;
  • wprowadzać w błąd i kreować sztuczną rzeczywistość.